Hoe ontwikkelt een (zorg)organisatie naar duurzaam organiseren en volwassen functioneren?

Het eerste gesprek over de plannen voor zal binnenkort gevoerd worden. Bestuur met beleidsmedewerker, bestuur onderling, ergens begint het. Goed nadenken, visie op het komende jaar formuleren……….of kijk wat verder vooruit naar een langere beleidsperiode. Evaluatie van beleid, evaluatie beleidsplan? Herijking begroting of begrotingsdiscipline? Heroverweging besturingsfilosofie?

Bel gerust voor een

  • Gespreksleider
  • Moderator
  • Discussieleider
  • Dagvoorzitter

Geef uzelf ruimte om buiten uw rol te functioneren!

Soms is het nodig of gewenst dat een bestaand overleg loskomt van de standaard rituelen. Veel overleggen voldoen aan de metafoor van de poppenkraam uit het vroegere kinderliedje: zo zijn onze manieren…… En het is een ijzeren wet: als we steeds hetzelfde proces uitvoeren, krijgen we ook steeds hetzelfde resultaat. Niet in het minst doordat de leiding, de sturing van het overleg altijd in dezelfde handen is. Vaak is de voorzitter niet enkel de voorzitter van het overleg, maar ook nog eens de leidinggevende van de deelnemers aan het overleg. Het helpt om te ‘spelen’ met het voorzitterschap, maar de rituelen blijven. En de natuurlijke hiërarchie blijft.

Als gespreksleider heb ik steeds weer de ervaring dat het gevoel van hiërarchie sterkt afneemt door extern voorzitterschap. Misschien beter gezegd: als externe gespreksleider of voorzitter neem je die rol van hiërarchie over, maar dan zonder de gebruikelijke impact. Discussies worden opener, want als extern gespreksleider daag ik uit, prikkel ik, zet ik zelfs wel eens stekels overeind. en daar kan dan lekker niemand wat aan doen. Dat kan niet achteraf op iemand terugslaan. Iedereen realiseert zich dat ‘die externe’ dat heeft veroorzaakt. Overigens waarschuw ik vooraf altijd dat dat niet meer dan tactiek is. Immers, er moet toch wat ‘uitkomen’, soms is disruptie dan nodig. Ook naar de gebruikelijke voorzitter / gespreksleider toe.

Bijeenkomsten van vrijwilligers, wethouders, MT-leden, professionals in de care, medisch specialisten…….bij allemaal werkt het. En steeds weer was het een genoegen. Voor mij, voor de deelnemers en voor de opdrachtgever. Het brengt wat, het geeft wat én het haalt er meer uit! Belangrijk is dat vooraf een goede afspraak over het te bereiken resultaat is gemaakt: een proces-afspraak, een overleg-niveau, een conclusie, een standpunt. En dat de deelnemers aan het overleg zich op een ‘leveled playing field’ bevinden. Het verloop van de bijeenkomst is vooraf vorm-vrij, maar wordt wel afgestemd met de opdrachtgever en gecommuniceerd aan de deelnemers. We spelen geen spelletjes, we nemen elkaar maximaal serieus en we klimmen op naar een nieuw niveau van professionaliteit. Vereist is wel dat alle deelnemers zich veilig (genoeg) voelen.

Recent mocht ik gespreksleider zijn van een strategisch overleg op MT-bestuursniveau. Uiteraard ging het over de toekomst, maar specifiek over de vraag ‘als we over 10 jaar terugkijken, welke beslissing van ons op dit strategisch domein heeft dan welke bijdrage geleverd aan het feit dat de wereld er nu zo uitziet?’. Het was prachtig. Er werden dingen gezegd die niet eerder gezegd waren. Er werden stappen gezet die de bestuurder met een opdracht op pad stuurden. Dat wilde de bestuurder ook graag, want deze bestuurder was zich er van bewust dat ‘wijsheid een resultaat is, niet een eigenschap’!

Een onverwacht element met een zangpedagoog voegde veel toe. De clinic overbrugde de after dinner dip en ging in op persoonlijke effectiviteit in relatie tot het gebruik van je stem……daar willen we meer van weten, klonk het bij de evaluatie! Zie gerust verder bij www.zorgisnetwerken.nl/muziek.

Door een overlijden in de familie, voorafgegaan door een zware periode van zorg en aanwezigheid, liep ik wat achter met de krant. Nu de rust wat weerkeert las ik bij en werd ik geconfronteerd met dit artikel in de NRC: https://www.nrc.nl/nieuws/2019/02/01/verguisd-maar-toch-onmisbaar-de-manager-a3652619

Ik krijg dan de neiging om met een markeerstift en een pen te gaan strepen en krassen. Want het artikel doet op een aantal punten onrecht aan de waarde van zelforganisatie (of welk ander woord je er ook voor wilt gebruiken) en het beschrijft ook een aantal misvattingen. Overigens vind ik dat er ook veel in staat dat wel waar is. Zo als bijvoorbeeld het veel te groot groeien van zorgorganisaties. Zo groot als de grote ondernemingen in de wereld, maar dan met een top die noch kwalitatief, noch kwantitatief daaraan gelijkwaardig is en daarnaast met een ‘product’ dat niet in proceskwaliteit tot stand komt, maar in één-op-één relaties.

De oplossing voor ‘te groot gegroeid’ ligt in klein denken en ruimte geven aan de genoemde relatie. Vormen van zelforganisatie zijn daar bij uitstek geschikt voor, omdat gelijkgestemden (dat is niet hetzelfde als mensen met dezelfde opleiding!) met elkaar het belang, de levensvreugde, het welbevinden van een kwetsbare persoon nastreven. Zelforganisatie als middel om te bezuinigen is bij voorbaat tot mislukken gedoemd.

De voorbeelden die het artikel noemt zijn (ook!) het gevolg van halve beslissingen en verkeerde opvolging. MBO-2 ers zijn best digitaal vaardig, als je ze maar iets in handen geeft waar ze mee overweg kunnen. En de halve organisatie zelfsturend maken kán wel, maar dan moet je het daar wel doen. En ruimte geven om zelf een paar centen uit te geven. Het woord ‘natuurlijke leider’ valt in het stuk. Jammer dat die talenten niet beter zijn uitgenut. Want nu zijn ze weer met sterren en strepen getooid en krijgen ze, in elk geval in de volgende generatie, weer kapsones. Én ze gaan weer te maken krijgen met ‘omhoog delegeren’…..jij wordt er immers voor betaald. Jammer, voor goed opgeleide mensen…….of zit daar misschien het probleem?

Ik lees in het stuk niets over de ondersteuning van de teams die zelforganiserend werken. Want dat is onmisbaar. Ik haat het onderscheid ‘primair proces – ondersteuning’, maar hecht veel waarde aan een begrip als common services. Teams moeten ondersteund worden, gedragen worden, zodat ze niet belast worden met de dingen die niets met de uitvoering van de zorg te maken hebben.

Plaatje van 10 jaar geleden uit mijn tijd bij JC Consultancy BV.

Primair/ Ondersteunend zegt iets over de relatie tot de zorgvrager. Common services ondersteunt de zorgverlener individueel en collectief. De moderne technologie heeft zo veel te bieden, laten we daar nou gebruik van maken. Ieder kind van 10 doet het. Zou een zorgmedewerker met een MBO opleiding het dan niet kunnen?

Afgelopen vrijdag, 1 februari, een uitgebreid gesprek gehad (ruim 2 uur) met Arno Terra. Hij denkt en werkt vanuit zorgethiek en heeft daar veel over gelezen. Als je zo naar de zorg kijkt wordt er al heel snel een nieuwe referentiewereld gecreëerd. Daarin is kwaliteit niet SMART in organisatietermen, maar des te meer ‘smart’ in termen van medemenselijkheid. We voerden ons gesprek omdat Arno in sommige van mijn berichten op LinkedIn herkenning ervoer. We ontmoetten elkaar bij een Samentafel van de De Hictoloog, samen ‘t verschil maken. Zorg is mensenwerk, mooi gezegd, maar zolang de zorg dominant bestuurd wordt vanuit (industriële) organisatieprincipes dan lijdt het mensenwerk daaronder. Zorg(en) is een kenmerk van leven. Het is er altijd, actief, passief, intensief of rustig, maar altijd. In bepaalde situaties hebben we dan opeens hiërarchie nodig en ‘professie’, blijkbaar. Ik ontken dat niet, maar wil het moet het leven niet gaan overheersen.

Wat zou het mooi zijn om eens na te denken over inhoud geven aan het begrip ‘goede zorg’, i.p.v. verantwoorde zorg of zorg van goede kwaliteit. Bij Accolade Zorg gebruikten we het woord ‘liefdevolle zorg’, dat zou wel eens aardig in de buurt kunnen komen. Het gaat echter om de lading van zo’n begrip en dat is nog best lastig. Idee voor een kenniskring misschien?

Iedereen moet zo lang mogelijk thuis blijven wonen. Dat is een soort credo in onze samenleving geworden. Niets is beter dan in de persoonlijke, vertrouwde omgeving ook het leven voort te zetten dat kwetsbaarder wordt. Zorgaanbieders kunnen hierin veel betekenen. Maar nooit alleen.

Ik ben blij met het Kwaliteitskader Wijkverpleging. Dit plaatst de Wijkverpleegkundige in een centrale regiepositie in een wijk, een buurt, een omgeving. De wijkverpleegkundige (wvp) mobiliseert het netwerk dat nodig is om een leven voort te zetten. In dat netwerk is die persoon ook een partner, maar laten we niet zeggen dat die persoon de spin in het web is. Spinnen zijn immers roofdieren……zij zuigen alles leeg wat in het web terecht komt. Zover moet het niet komen. De wvp kan dat, met ondersteuning van andere partners, al naar gelang de situatie, helpen voorkomen.

In veel situaties zal ook technologie kunnen ondersteunen. Er ontstaan steeds meer mogelijkheden om daar gebruik van te maken. Wat daarbij écht helpend gaat worden is dat ook de oudere zorgvrager in sneltreinvaart vertrouwd raakt met de toepassingen van deze technologische mogelijkheden. Niemand kijkt er meer van op.

Netwerken is dan ook een samenwerking van mensen en technologie.

Deze site heet ‘zorgisnetwerken.nl’. Dat is niet zomaar. Netwerken is naar mijn overtuiging niet alleen nuttig, nodig en belangrijk, maar onmisbaar. Het is echter ook ingewikkeld.

Er zijn organisaties die er aardig aan beginnen te wennen en er mee aan de slag zijn. Soms lukt het, soms niet. Vaak is dat laatste het gevolg van onvoldoende doordenking vooraf. Want de hiërarchie van meningen (Martijn Aslander) wordt afgetopt door het ‘paradigma’. Het valt al niet mee om iemand van overtuiging (mening met emotie) te laten veranderen. Maar kenmerk van paradigma’s is dat deze nagenoeg onaantastbaar zijn. Ze zijn rotsvast.

Soms lijkt het alsof het denken in specialisaties en beschermde kolommen tot de paradigma’s behoren. Of in elk geval dat een rechtspersoon/organisatie toch wel het hoogste continuïteitsdoel is. Het is echter niet waar. De werkelijkheid in de zorg is geheel anders.

Want zorg is gericht op mensen. En mensen zijn complex. En met toenemende kwetsbaarheid wordt complexiteit exponentieel groter. Veel organisaties zijn echter nog ingericht op één aspect van die complexiteit. En dat geldt voor de samenleving als geheel ook nog steeds.

We organiseren op dementie, op verstandelijke beperking, op cardiologische klachten, op gebroken ledematen. Steeds meer worden we ons er van bewust dat het goed is om meer aandacht aan de complexiteit te besteden. Maar tegelijk doen zich op allerlei niveaus allerlei en verschillende problemen voor.

Interne netwerken zijn al een fikse uitdaging, netwerken over de grenzen van organisaties heen nog vele malen meer. Het is niet moeilijk om een hele waslijst aan problemen op te sommen, maar veel interessanter is om vast te stellen wat in elke specifieke situatie de te behalen winst is. En dan hebben we het nog niet over ‘maatschappelijke netwerken’, netwerken in verband met een kwetsbare persoon. Dat is zoiets als publiek-private samenwerking, moeilijk genoeg dus. Maar echt nodig.

InBetween Consultancy is er van overtuigd dat we in onze samenleving ook over de grenzen van sectoren moeten gaan organiseren. Het gebeurt een beetje, maar moet veel meer. Hét grote voorbeeld is de manier waarop we omgaan met de aanwezigheid in de buurt, in de wijk, in het dorp van mensen met (beginnende en vorderende) dementie. Dat is een groot toekomstprobleem waar we hoognodig een uitdaging van moeten maken. Al deze mensen, waaronder ook misschien wel u en ik, zullen onder ons en met ons moeten leven. Het is ondenkbaar dat al deze mensen worden ondergebracht in verpleeghuizen zoals dat nu gebeurt. Gemeenten, woningbouwverenigingen, verenigingen van eigenaren zouden hierin het voortouw moeten nemen. Netwerken is daarbij noodzakelijk. Netwerken zijn daarbij onmisbaar.

Evenals bij ketens zijn informatietransfers bij netwerken onmisbaar. Informatietransfers zijn onderworpen aan strenge privacywetgeving. Dat mag echter de effectiviteit van het netwerken niet belemmeren. Een zekere juridische status is aan te bevelen, maar veel belangrijker is dat de cliënt, de drager van het netwerk, opdracht geeft zijn informatie uit te wisselen.

Een belangrijk aspect is ook de taal waarin de overdracht plaatsvindt. Er is geen sprake van communicatie als de ontvanger niet of verkeerd begrijpt wat de informatie betekent. Dit is vooral in de zorgsector een groot aandachtspunt. InBetween is altijd bezig om nieuwe woorden te zoeken omdat de oude veelal sleets of niet meer relevant zijn.

Om de kwetsbare persoon echt van dienst te zijn is het onvermijdelijk dat we in elke situatie ook buiten ons eigen veilige domein acteren. De coördinatie of regie is een stevig vraagstuk, maar met creativiteit en ruimdenkendheid blijken steeds oplossingen te vinden.